Règlement intérieur

Article 1 - Valeur du règlement intérieur

Le présent règlement est à la fois :

  • Interprétatif des dispositions des statuts de l’Accoord qu’il ne peut contredire.
  • Normatif en ce qui concerne les règles de fonctionnement et d’administration internes de l’association : ses dispositions s’imposent aux membres de l’association, le tout sous la réserve expresse de l’application des textes légaux et réglementaires.

Article 2 - Les membres

L’article 5 des statuts de l’Accoord définit les conditions d’adhésion de ses membres qu’ils soient personnes physiques ou morales. Dans chaque équipement géré par l’Accoord, il est crée une Assemblée d’équipement rassemblant les personnes physiques ou morales, membres de l’association.
Les membres d’une Assemblée d’équipement sont issus de l’Assemblée annuelle des usagers. Ils s’acquittent alors d’une cotisation dont le montant est fixé par l’Assemblée Générale annuelle de l’Accoord. Ils sont alors réputés membres de l’Accoord.
Chaque Assemblée d’équipement se dote d’un Conseil d’équipement, qui lui-même se dote d’un bureau du Conseil d’Équipement comprenant un(e) président(e) et deux ou trois vice-présidents(e)s.

Article 3 - L’Assemblée  générale

3.1 / Calendrier de préparation de l’Assemblée générale (AG)

  • Au plus tard 6 semaines avant l’AG : arrêt de la liste des personnes qualifiées proposée par la Ville de Nantes.
  • Au plus tard 6 semaines avant l’AG : envoi aux membres des Assemblées d’équipements, du nombre de postes à pourvoir et de l’appel à candidature au Conseil d’Administration.
  • Au plus tard 3 semaines avant l’AG : arrêt de la liste des candidats au Conseil d’Administration et publication de la liste.
  • Au plus tard 2 semaines avant l’AG : convocation de l’Assemblée générale. Les équipements sont tenus de faire leur Assemblée annuelle des usagers au plus tard 6 semaines avant la date de l’Assemblée générale ordinaire de l’Accoord.

3.2 / Convocation et dossier préparatoire de l’Assemblée générale

Conformément à l’article 7 des statuts, les Assemblées générales sont convoquées par le Président du Conseil d’Administration, à son initiative, ou à la demande d’une partie des membres de l’association rassemblant le tiers des voix de l’Assemblée générale. La convocation se fait par lettre simple signée du Président, fax ou courrier électronique, au moins quinze jours à l’avance. La convocation mentionne le lieu, l’horaire et l’ordre du jour arrêté par le Conseil d’Administration.

La convocation est accompagnée :

  • Du procès verbal de la dernière Assemblée générale.
  • D’un document de synthèse du rapport d’activités de l’exercice écoulé.
  • D’un document de présentation des comptes de l’exercice écoulé.
  • De la liste des candidats aux élections au Conseil d’Administration. Les comptes annuels, le rapport d’activités et le rapport financier sont tenus à la disposition des membres pendant les quinze jours qui précédent l’Assemblée générale ordinaire appelée à se prononcer sur l’exercice clos.

3.3 / Dossier de l’Assemblée générale

Il est constitué, pour la tenue de l’Assemblée générale, un dossier consultable par chaque membre présent à l’Assemblée comme suit :

  • Convocation de l’Assemblée générale avec son ordre du jour,
  • Les projets de délibérations de l’Assemblée générale soumis au vote,
  • Copie de la convocation du commissaire aux comptes,
  • Procès verbal de la dernière Assemblée générale,
  • Rapport d’activités de l’exercice clos,
  • Rapport financier de l’exercice clos,
  • Annexe financière,
  • Copie des documents adressés aux membres avec la convocation,
  • Procès verbaux des Conseils d’Administration de l’exercice clos et documents remis au Conseil d’Administration,
  • Copie des statuts, du règlement intérieur, de la charte de fonctionnement,
  • Copie du récépissé de déclaration de l’association et modifications,
  • Copie de la délibération de nomination du commissaire aux comptes,
  • Liste des administrateurs de l’exercice clos et leurs attributions.

3.4 / Mise en place de l’Assemblée Générale ordinaire

L’Assemblée générale est ouverte par le Président du Conseil d’Administration et se déroule comme suit :

  • Désignation du bureau de l’Assemblée générale, identique au Bureau du Conseil d’Administration,
  • Mise en place de la commission des votes, présidée par un membre du Conseil d’Administration non renouvelable au Conseil d’Administration, et auquel s’ajoutent 4 membres de l’Assemblée générale, non candidats à l’élection,
  • Approbation de l’ordre du jour de l’Assemblée générale. L’ordre du jour peut alors se dérouler conformément au vote de l’Assemblée.

Article 4 - Les élections au conseil d'administration

Collège des Assemblées d’équipements

Le collège des Assemblées d’équipements du Conseil d’Administration se renouvelle par moitié chaque année. La première année, il sera procédé à la constitution de la moitié élue pour un an, par tirage au sort. Les représentants des Assemblées d’équipement au sein du Conseil d’administration agissent pour le bien de l’Accoord et ont pour responsabilité de représenter l’intérêt général des Assemblées d’équipement et non de leur seul équipement.

  • Appel à candidatures 
    Le nombre de postes à pourvoir et l’appel à candidatures sont adressés à l’ensemble des membres des Assemblées d’équipement six (6) semaines avant la tenue de l’Assemblée générale. La qualité de membre de l’Assemblée d’équipement est nécessaire pour être candidat au Conseil d’Administration. Une seule candidature pourra être présentée par l’Assemblée d’équipement après débat, et, éventuellement un vote, au sein de chaque Assemblée d’équipement. Le Bureau reçoit les candidatures au plus tard trois (3) semaines avant la tenue de l’Assemblée Générale. Il arrête la liste des candidats après en avoir vérifié la recevabilité, et la communique aux Assemblées d’équipements au plus tard quinze (15) jours avant l’Assemblée Générale.
  • Modalités d’élection 
    Une présentation des candidats sera faite à l’Assemblée générale. La commission des votes organise matériellement et supervise les opérations de vote. Chaque Assemblée d’équipement dispose du même nombre de voix. Le vote se fait à bulletin secret. Le scrutin est à un seul tour.
  • Résultat de l’élection 
    Les candidats disposant du plus grand nombre de voix au terme du scrutin, sont réputés élus. En cas d’égalité entre deux candidats, le(a) plus jeune sera déclaré(e) élu(e).

Article 5 - Le conseil d'administration

En référence aux articles 10, 11, 12 & 13 des statuts, les convocations du Conseil d’Administration sont effectuées par lettre simple, fax ou courrier électronique adressée aux membres, et à leurs suppléants le cas échéant, au moins 7 jours avant la date fixée pour la réunion.
Elle mentionne l’ordre du jour de la réunion établi par le Président en lien avec le Directeur général. Il est tenu procès-verbal des séances. Les procès-verbaux sont signés par le Président et le Secrétaire. Ils sont établis sans blanc ni rature, sur un registre à feuillets numérotés conservé au siège de l’Association.
Le Conseil d’Administration, s’il le souhaite, peut mettre en place des commissions ou groupes de travail. Une commission de suivi des finances constituée des trésoriers et trésoriers adjoints, d’un troisième membre du bureau et du directeur financier de l’Accoord est ainsi constituée. Elle est présidée par le Trésorier se réunit au minimum trois fois par an. Elle a vocation à suivre l’évolution des finances de l’Accoord. Elle n’a pas pouvoir de délibération et rend compte au Bureau et au Conseil d’Administration.

Article 6 - Le bureau

6.1 / Désignation du Bureau

Conformément à l’article 14 de Statuts, le Conseil d’administration désigne en son sein et à la majorité simple, un Bureau composé d’un Président, d’un Vice Président, d’un Trésorier, d’un Trésorier Adjoint, d’un Secrétaire et d’un Secrétaire Adjoint. Ils sont désignés pour une durée d’un an renouvelable. Le Président ne peut être issu du collège de la Ville de Nantes. Les fonctions de membres du Bureau sont gratuites. Toutefois, ceux-ci aurontdroit au remboursement, sur justificatifs, de leur frais de déplacement et de représentations et autres débours occasionnées par l’accomplissement de leurs fonctions.

6.2 / Réunion du Bureau

Le Bureau assure la gestion courante de l’association dans les limites définies par le Conseil d’administration. Il se réunit aussi souvent que l’intérêt de l’association l’exige sur convocation de son Président par lettre simple ou courrier électronique.

6.3 / Attribution du Bureau

Le Président cumule les qualités de Président du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale. Il en va de même pour le Vice-président et le Secrétaire.
En référence à l’article 14 des statuts, les attributions des membres du Bureau se déclinent comme suit :

Le (la) Président(e) :

  • Convoque le Bureau et le Conseil, fixe l’ordre du jour et préside les réunions du Conseil d’Administration et du Bureau
  • Exécute les décisions arrêtées par le Conseil d’Administration
  • Présente annuellement un rapport moral, ainsi que le rapport d’activités à l’Assemblée Générale
  • Veille au bon fonctionnement matériel, administratif et juridique de l’Association
  • Fait établir sous son contrôle les procès-verbaux des réunions et résolutions du Conseil et des Assemblées générales
  • Assure ou fait assurer sous son contrôle l’exécution des formalités prescrites
  • Représente l’association dans tous les actes de la vie civile, possèdetous pouvoirs à l’effet de l’engager
  • A qualité pour représenter l’association en justice, tant en demande qu’en défense. Il ne peut être remplacé à cet effet que par un mandataire agissant en vertu d’une procuration spéciale.

Le (la) Président(e) peut déléguer une partie de ses pouvoirs, au Directeur général, après en avoir informé le Conseil d’Administration.

Le (la) Vice-Président(e) seconde le (la) Président(e) dans l’exercice de ses fonctions et le remplace en cas d’empêchement. 

Le (la) Trésorier(e) soumet les comptes annuels à l’approbation du Conseil d’Administration. Il (elle) rapporte au conseil d’Administration, les éléments de suivi budgétaire et l’alerte, le cas échéant. Il (elle) convoque et préside la commission des finances. Il (elle) établit le rapport financier qu’il présente au Conseil d’Administration en vue de sa présentation à l’Assemblée générale.

Le (la) Trésorier(e) Adjoint(e) seconde le (la) Trésorier(e) dans l’exercice de ses fonctions et le (la) remplace en cas d’empêchement.

Le (la) Secrétaire veille à la rédaction des procès verbaux des délibérations des assemblées et des conseils et en assure ou fait assurer la transcription sur les registres. Il s’assure de la tenue notamment du registre spécial prescrit par l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 et l’article 6 du décret du 16 août 1901.

Le (la) Secrétaire Adjoint(e) seconde le secrétaire dans l’exercice de ses fonctions et le remplace en cas d’empêchement.

Article 7 - Le directeur général

Le Conseil d’administration nomme, sur proposition du Président, un Directeur général qui ne peut avoir la qualité d’administrateur.
Le Directeur général assure le fonctionnement de l’association sous l’autorité du Président et dans les limites fixées par le Conseil d’administration. La délégation des responsabilités du Président au Directeur général se matérialisera sous forme écrite, et sera portée à connaissance du Conseil d’Administration.
Sur délégation du Président, il peut représenter l’association dans les actes de la vie civile. Il peut également, sur autorisation du (de la) Président(e), ester en justice ou représenter l’association en justice. Le Directeur général participe à l’Assemblée générale ainsi qu’aux réunions du Conseil d’administration et du Bureau avec voix consultative, excepté s’il est personnellement concerné par la question mise à l’ordre du jour. à chacune de ces réunions, il peut être tenu de rendre compte de l’activité de l’association.
Le Directeur Général peut, de sa propre volonté, subdéléguer certaines de ses responsabilités. Il en informe le Président et rend compte, le cas échéant, de ces délégations.

Réglement intérieur de l'Accoord adopté par l'assemblée générale extraordinaire du 21 juin 2012.
[télécharger le livret "Statut, réglement, projet de charte", sept 2012]